L’ufficio complicazione affari semplici, colpisce ancora! E stavolta tocca alle email che utilizziamo in azienda.
Come imprenditore, è molto importante che tu stia attento a come tratti le email e i loro dati, soprattutto per via di alcune regole recenti che riguardano la privacy dei tuoi dipendenti.
Ti spiego tutto in modo semplice, così da capire bene cosa devi fare per non trovarti in guai seri.
In pratica, c’è un Provvedimento del Garante della Privacy che stabilisce che non puoi tenere i dati delle email dei tuoi dipendenti (come chi le ha inviate, a chi, quando e l’oggetto) su servizi esterni per più di una settimana.
Questo potrebbe sembrare poco tempo, e lo è, soprattutto se pensi a quanto sia importante avere un archivio delle comunicazioni in azienda per motivi legali o per semplice organizzazione.
A me si sono rizzati i capelli quando l’ho letto perché toglie uno strumento di difesa importante per l’imprenditore!
Ma attenzione: se non segui questa regola, potresti finire per pagare delle multe davvero pesanti, infatti il Garante tira in ballo l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori!
Quindi, che fare?
Innanzitutto, aggiorna tutte le politiche della tua azienda riguardanti la privacy e assicurati di comunicare chiaramente a tutti i tuoi dipendenti come vengono gestiti i loro dati. Questo è solo il primo passo, ma è fondamentale.
Un’altra cosa che devi sapere è che c’è una soluzione per superare questa limitazione. Grazie all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, puoi usare i dati in modo più libero con un accordo sindacale, se questo non è possibile, ottenere un’autorizzazione dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Sì hai capito bene, si tratta della stessa misura che utilizziamo per avere l’autorizzazione alle telecamere in azienda.
Una procedura che per le email sembrava espressamente superata con la riforma del 2015!
Questo potrebbe richiedere un po’ di lavoro in più e di dialogo con le rappresentanze dei lavoratori, o amministrativo con l’Ispettorato del Lavoro ma è un passo importante per garantire che la tua azienda possa operare senza problemi ed essere un Imprenditore Sereno!
Il Ministro del Lavoro, Marina Calderone, ha detto che stanno cercando di semplificare queste procedure per le aziende, ma per ora devi fare i conti con queste regole. Quindi, non aspettare che le cose si complicano: inizia subito a mettere in ordine le pratiche della tua azienda riguardanti le email.
Se prendi seriamente queste nuove regole e agisci di conseguenza, non solo eviterai rischi di multe, ma dimostrerai ai tuoi dipendenti che la loro privacy è importante per te.
Credimi, é davvero qualcosa che disturba l’operatività di tutte le aziende, ma voglio rassicurarti sul fatto che la procedura seppur burocratica é sicuramente preferibile ad una sanzione di qualcuno troppo zelante!
Quindi, mettiti all’opera e assicurati di essere in regola!
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