riccardo-zanon-mail-garante-privacy

Attenzione alle Novità per le Email in Azienda: Come Evitare Multe e Rispettare la Privacy

L’ufficio complicazione affari semplici, colpisce ancora! E stavolta tocca alle email che utilizziamo in azienda.

Come imprenditore, è molto importante che tu stia attento a come tratti le email e i loro dati, soprattutto per via di alcune regole recenti che riguardano la privacy dei tuoi dipendenti.

Ti spiego tutto in modo semplice, così da capire bene cosa devi fare per non trovarti in guai seri.

In pratica, c’è un Provvedimento del Garante della Privacy che stabilisce che non puoi tenere i dati delle email dei tuoi dipendenti (come chi le ha inviate, a chi, quando e l’oggetto) su servizi esterni per più di una settimana.

Questo potrebbe sembrare poco tempo, e lo è, soprattutto se pensi a quanto sia importante avere un archivio delle comunicazioni in azienda per motivi legali o per semplice organizzazione.

A me si sono rizzati i capelli quando l’ho letto perché toglie uno strumento di difesa importante per l’imprenditore!

Ma attenzione: se non segui questa regola, potresti finire per pagare delle multe davvero pesanti, infatti il Garante tira in ballo l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori!

riccardo-zanon-mail-garante-privacy-autorizzazione

Quindi, che fare?

Innanzitutto, aggiorna tutte le politiche della tua azienda riguardanti la privacy e assicurati di comunicare chiaramente a tutti i tuoi dipendenti come vengono gestiti i loro dati. Questo è solo il primo passo, ma è fondamentale.

Un’altra cosa che devi sapere è che c’è una soluzione per superare questa limitazione. Grazie all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, puoi usare i dati in modo più libero con un accordo sindacale, se questo non è possibile, ottenere un’autorizzazione dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Sì hai capito bene, si tratta della stessa misura che utilizziamo per avere l’autorizzazione alle telecamere in azienda.

Una procedura che per le email sembrava espressamente superata con la riforma del 2015!

Questo potrebbe richiedere un po’ di lavoro in più e di dialogo con le rappresentanze dei lavoratori, o amministrativo con l’Ispettorato del Lavoro ma è un passo importante per garantire che la tua azienda possa operare senza problemi ed essere un Imprenditore Sereno!

Il Ministro del Lavoro, Marina Calderone, ha detto che stanno cercando di semplificare queste procedure per le aziende, ma per ora devi fare i conti con queste regole. Quindi, non aspettare che le cose si complicano: inizia subito a mettere in ordine le pratiche della tua azienda riguardanti le email.

Se prendi seriamente queste nuove regole e agisci di conseguenza, non solo eviterai rischi di multe, ma dimostrerai ai tuoi dipendenti che la loro privacy è importante per te.

Credimi, é davvero qualcosa che disturba l’operatività di tutte le aziende, ma voglio rassicurarti sul fatto che la procedura seppur burocratica é sicuramente preferibile ad una sanzione di qualcuno troppo zelante!

Quindi, mettiti all’opera e assicurati di essere in regola!

“E se invece volessi chiedere direttamente il tuo aiuto?”

Hai a disposizione il Consulto Gratuito con cui con me o uno uno dei miei collaboratori per scoprire quali soluzioni specifiche possono risolvere il tuo problema.

Richiedi ora il tuo Consulto Gratuito!

Sono Avvocato e Consulente del Lavoro: mi occupo di consigliare alle aziende come gestire al meglio le Risorse Umane. Credo che il Capitale Umano sia la vera risorsa che può fare la differenza per l'azienda che rende, produce e vuole perseguire traguardi di miglioramento e sviluppo. In quest'ottica cerco soluzioni ai problemi di Gestione del Personale, Costo del Lavoro, Contratti di Lavoro. La mia attività cerca di non basarsi su un pensiero standardizzato, ma si pone l'obiettivo di personalizzare le soluzioni. Cooperative e Welfare Aziendale sono due temi che mi appartengono e che fanno parte del mio know how.

Rispondi

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.