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Smart Working: puoi rimborsare le spese dei tuoi dipendenti!

Con la risposta a interpello n. 314 del 30 aprile 2021 l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in tema di rimborso spese dipendenti in smart working.

Questo articolo per me rappresenta anche un chiarimento per alcuni articoli usciti sulla stampa nazionale.

Questi articoli, riprendendo alcune mie dichiarazioni, confondevano questa novità emersa da due interpelli dell’Agenzia delle Entrate e il raddoppio del limite dei Fringe Benefits a € 516.

Il tema è importante perché riguarda molti imprenditori che o per costrizione o per vero interesse in questa modalità di svolgimento della prestazione lavorativa hanno dovuto affrontare il tema del rimborso spese dei propri dipendenti.

Sì certo! Prepararsi e adoperarsi allo Smart Working ha spesso richiesta qualche spesa anche da parte dei nostri dipendenti.

Da qui l’esigenza: possiamo rimborsare le spese ai nostri dipendenti?

La nostra analisi parte dall’articolo 51, comma 1, del testo unico delle imposte sui redditi, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), costituiscono reddito di lavoro dipendente «tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro. Si considerano percepiti nel periodo d’imposta anche le somme e i valori in genere, corrisposti dai datori di lavoro entro il giorno 12 del mese di gennaio del periodo d’imposta successivo a quello cui si riferiscono».

In questo articolo risiede il c.d. principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente per cui, in poche parole, tutte le somme che tu come datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest’ultimo reddito di lavoro dipendente.

A questo principio si applicano eccezioni.

Tra queste la circolare 23 dicembre 1997, n. 326 afferma in termini generali che possono essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro, anticipate dal dipendente, ad esempio, per l’acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, etc.

Quindi spese che non costituiscono un arricchimento per il lavoratore, ovvero reddito. Infatti rappresenta mera reintegrazione patrimoniale del dipendente in caso di rimborso di spese sostenute nell’esclusivo interesse del datore.

Viene ribadito, inoltre, che il rimborso dei costi relativi ai collegamenti telefonici configurava un’ipotesi considerata dalla citata circolare n. 326 del 1997 di rimborso di spese di interesse esclusivo del datore di lavoro anticipate dal dipendente.

Devi prestare attenzione a questo aspetto: perché in termini generali il rimborso deve essere giustificato documentalmente.

L’Agenzia delle Entrate afferma che laddove il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, accertabili per via documentale.

Il fine è chiaro e te se mi segui in questo blog, è lo stesso principio utilizzato per e trasferte: evitare che il rimborso diventi reddito di lavoro dipendente!

Il criterio che si può utilizzare in mancanza di giustificazioni oggettive da parte del dipendente per determinare la quota dei costi da rimborsare ai dipendenti in smart working si può basare su parametri diretti ad individuare costi risparmiati dalla Società che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente.

Questo valore può essere anche parametrato a giorni di lavoro in Smart Working.

Di fatto ci troviamo davanti all’ennesima criticità di un sistema fiscale vecchio e pensato per una realtà che non è più quella di fine anni ’80.

Oltre trent’anni fa! Infatti i valori come i fringe benefits, ticket restaurants, aliquote fiscali segnano il passo ogni giorno di più, creando difficoltà enormi alle aziende e ai dipendenti.

Ma una soluzione c’è: controllare il proprio costo del lavoro e allocare correttamente le voci di retribuzione al fine di non cadere in sanzioni amministrative, verbali ispettivi o facili cause da parte dei nostri ex- dipendenti.

E puoi farlo anche tu, ora!

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Sono Avvocato e Consulente del Lavoro: mi occupo di consigliare alle aziende come gestire al meglio le Risorse Umane. Credo che il Capitale Umano sia la vera risorsa che può fare la differenza per l'azienda che rende, produce e vuole perseguire traguardi di miglioramento e sviluppo. In quest'ottica cerco soluzioni ai problemi di Gestione del Personale, Costo del Lavoro, Contratti di Lavoro. La mia attività cerca di non basarsi su un pensiero standardizzato, ma si pone l'obiettivo di personalizzare le soluzioni. Cooperative e Welfare Aziendale sono due temi che mi appartengono e che fanno parte del mio know how.

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