Inquadramento normativo: un sistema stratificato
La disciplina della salute e sicurezza nel lavoro da remoto non nasce con la legge annuale sulle PMI. Si inserisce in un quadro normativo che si è costruito per strati successivi nel corso di quasi un decennio, e che oggi trova una sistemazione più organica — e più cogente — proprio grazie all’intervento legislativo recente.
Per comprendere la portata della novità è necessario ripercorrere brevemente l’evoluzione del quadro di riferimento.
Il punto di partenza è il Decreto Legislativo 81/2008 — il Testo Unico sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro — che costituisce la norma madre dell’intero sistema prevenzionistico italiano. Il Testo Unico è stato concepito con riferimento ai luoghi di lavoro nella disponibilità giuridica del datore di lavoro: ambienti che l’azienda può ispezionare, attrezzare, monitorare, mettere a norma.
Il lavoro agile — nella sua accezione moderna — rompe questa logica. Il lavoratore opera in luoghi scelti autonomamente: l’abitazione privata, uno spazio di coworking, un luogo pubblico. Il datore di lavoro non ha né il controllo né la disponibilità giuridica di questi ambienti. Il modello prevenzionistico tradizionale, fondato sul controllo diretto degli spazi, non è applicabile.
Il quadro normativo prima della riforma: la legge 81/2017
Il primo tentativo sistematico di regolare la sicurezza nel lavoro agile è contenuto nella Legge 81/2017 — la norma istitutiva del lavoro agile in Italia.
L’articolo 22 di quella legge ha introdotto il principio cardine che ancora oggi governa la materia: il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore in smart working consegnando, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta che individua i rischi generali e i rischi specifici connessi alla modalità di esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali.
La stessa disposizione pone in capo al lavoratore un obbligo speculare: cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro.
Questo schema — informativa annuale da parte del datore, cooperazione attiva da parte del lavoratore — rappresenta la risposta normativa al problema strutturale dell’impossibilità di controllo diretto degli spazi. Non potendo il datore di lavoro intervenire sull’ambiente fisico, il legislatore ha scelto di responsabilizzare il lavoratore attraverso uno strumento informativo: l’impresa educa, il lavoratore applica.
Il modello è coerente con i principi generali del diritto prevenzionistico europeo, che riconosce la responsabilizzazione del lavoratore come componente essenziale del sistema di prevenzione, pur mantenendo sul datore di lavoro la responsabilità primaria di organizzare e promuovere la cultura della sicurezza.
Il periodo pandemico: l’intervento dell’INAIL e il Protocollo nazionale
Nel 2020, in occasione della diffusione massiva del lavoro da remoto imposta dall’emergenza sanitaria, l’INAIL ha pubblicato un modello standardizzato di informativa sulla sicurezza per i lavoratori agili. Questo strumento — ancora oggi ampiamente utilizzato dalle aziende italiane — ha avuto il merito di tradurre in formato operativo i principi astratti della Legge 81/2017, fornendo alle imprese un punto di partenza concreto per assolvere l’obbligo informativo.
Nel 2021 il Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile, sottoscritto dal Ministero del Lavoro e dalle principali parti sociali, ha ulteriormente consolidato l’impianto, ribadendo la centralità dell’informativa sui rischi e introducendo il principio della scelta di luoghi idonei da parte del lavoratore come condizione di esercizio della prestazione agile.
Nonostante questo percorso normativo e para-normativo, il sistema presentava una lacuna rilevante: l’inadempimento dell’obbligo di consegna dell’informativa era privo di una sanzione specifica. Sul piano teorico, il datore di lavoro inadempiente poteva essere esposto a responsabilità civile o penale in caso di infortunio — ma mancava una sanzione amministrativa diretta e predeterminata per il solo fatto della mancata consegna.
La riforma: cosa introduce la legge annuale sulle PMI
La legge annuale sulle PMI — approvata in via definitiva dal Parlamento nel marzo 2026 — interviene sul Testo Unico 81/2008 con una disposizione contenuta nell’articolo 11, inserendo nell’articolo 3 del decreto legislativo un nuovo comma 7-bis specificamente dedicato al lavoro agile svolto in ambienti non nella disponibilità giuridica del datore di lavoro.
La collocazione sistematica della norma non è casuale. Inserire la disciplina direttamente nel Testo Unico — e non in una legge speciale sul lavoro agile — significa integrare organicamente la regolamentazione dello smart working nel sistema prevenzionistico generale, superando la frammentazione normativa che aveva caratterizzato il quadro precedente.
Sul piano del contenuto, la norma conferma e rafforza l’impianto della Legge 81/2017, con tre elementi di novità sostanziale.
Primo elemento: la chiarificazione sull’oggetto dell’informativa. La nuova disposizione precisa che l’informativa deve coprire non solo i rischi generali e specifici connessi al lavoro da remoto, ma anche — esplicitamente — gli obblighi di sicurezza connessi all’utilizzo dei videoterminali. Questo riferimento esplicito risolve un’ambiguità interpretativa che aveva alimentato incertezza nella prassi applicativa: le norme sui videoterminali contenute nel Testo Unico si applicano al lavoro agile, e il relativo obbligo è assolto mediante l’informativa.
Secondo elemento: la responsabilizzazione del lavoratore. La norma ribadisce con maggiore chiarezza il principio della cooperazione attiva del lavoratore, ponendola come condizione necessaria per il funzionamento del sistema prevenzionistico nel contesto agile. Una volta che il datore di lavoro ha adempiuto all’obbligo informativo, la responsabilità si sposta in misura significativa sul lavoratore, che è tenuto ad applicare le misure indicate.
Terzo elemento — il più rilevante sul piano pratico: la sanzione. Per la prima volta, l’inadempimento dell’obbligo di consegna dell’informativa è sanzionato in modo specifico e diretto. Il datore di lavoro che non consegna l’informativa — o che la consegna in ritardo, o che omette di aggiornarla con cadenza almeno annuale — è soggetto all’arresto da 2 a 4 mesi oppure all’ammenda da 1.200 a 5.200 euro.
Analisi della sanzione: profili applicativi
L’introduzione della sanzione merita un’analisi più approfondita, perché non si tratta di un dettaglio tecnico secondario.
La struttura della sanzione — arresto alternativo ad ammenda — colloca l’inadempimento nella categoria delle contravvenzioni prevenzionistiche, coerentemente con l’impianto del Testo Unico 81/2008. Questo significa che si applicano le regole generali del diritto penale contravvenzionale, incluse le possibilità di estinzione del reato mediante regolarizzazione — lo strumento della prescrizione obbligatoria previsto dallo stesso Testo Unico.
In termini pratici: un datore di lavoro che viene accertato inadempiente dall’organo di vigilanza ha la possibilità di regolarizzare la propria posizione — consegnando l’informativa — ed estinguere il procedimento mediante il pagamento di una somma ridotta. Ma questo non elimina il rischio iniziale di essere sottoposto a procedimento, né le conseguenze reputazionali che possono derivarne.
Sul piano della responsabilità civile, l’introduzione di una sanzione specifica per la mancata consegna dell’informativa rafforza ulteriormente la posizione del lavoratore infortunato che intenda agire per danni: la prova dell’inadempimento formale diventa elemento di rilievo nella ricostruzione della responsabilità del datore.
Gli adempimenti pratici: cosa deve fare il datore di lavoro
Alla luce del quadro normativo aggiornato, gli obblighi operativi del datore di lavoro in materia di smart working e sicurezza si articolano come segue.
Redazione dell’informativa. L’informativa deve essere un documento scritto, personalizzato rispetto alla realtà aziendale. Il modello INAIL del 2020 rimane un punto di riferimento utile, ma non può essere utilizzato come documento definitivo senza un adattamento alla specifica situazione dell’azienda: strumenti tecnologici utilizzati, tipologia di attività svolta da remoto, rischi specifici identificati nella valutazione dei rischi aziendale.
I contenuti minimi che l’informativa deve coprire sono:
- Rischi generali connessi al lavoro da remoto: postura, illuminazione, microclima, rischi elettrici di base
- Rischi specifici connessi alla modalità agile nell’azienda: natura delle attività, strumenti assegnati, connessione a sistemi informativi aziendali
- Rischi da videoterminale: posizione dello schermo, distanza visiva, pause obbligatorie, ergonomia della postazione
- Misure di prevenzione adottate dall’azienda e comportamenti richiesti al lavoratore
- Riferimenti per la segnalazione di problemi o infortuni
Consegna e documentazione. L’informativa deve essere consegnata al singolo lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza. La consegna deve essere documentata: firma del lavoratore per ricevuta, data certa, tracciabilità. In caso di contestazione, la prova dell’avvenuta consegna è onere del datore di lavoro.
Cadenza annuale. L’aggiornamento annuale non è facoltativo. Va inserito nel calendario degli adempimenti periodici obbligatori dell’azienda — con la stessa rigidità della sorveglianza sanitaria o della formazione sulla sicurezza. Non è sufficiente aver consegnato l’informativa all’atto dell’attivazione dello smart working: l’obbligo si rinnova ogni anno.
Nuovi ingressi. Ogni nuovo lavoratore che accede allo smart working deve ricevere l’informativa prima — o contestualmente — all’inizio della prestazione agile. Non è possibile regolarizzare a posteriori.
Il rapporto con il telelavoro: una distinzione che conta
La collocazione della nuova norma nel Testo Unico 81/2008 — e non nella legislazione speciale sul lavoro agile — ha anche un effetto sistematico rilevante: segna con maggiore chiarezza la distinzione tra smart working e telelavoro sul piano prevenzionistico.
Il telelavoro — disciplinato dall’accordo interconfederale del 2004 e dalle sue successive applicazioni contrattuali — prevede una postazione fissa predefinita, che il datore di lavoro ha l’obbligo di verificare e mettere a norma prima dell’inizio della prestazione. Il modello prevenzionistico del telelavoro è fondato sul controllo diretto della postazione.
Lo smart working, al contrario, è per definizione caratterizzato dalla flessibilità dei luoghi. Il datore non può né deve verificare ogni ambiente in cui il lavoratore potrebbe operare. Il sistema prevenzionistico si fonda quindi sull’informazione e sulla responsabilizzazione del lavoratore — non sul controllo diretto.
La nuova norma rafforza questa distinzione, inserendo nel Testo Unico una disciplina specifica per il lavoro agile che consapevolmente deroga al modello tradizionale del controllo diretto, sostituendolo con il modello informativo.
Conclusione: dalla zona grigia alla compliance strutturata
Per anni lo smart working ha vissuto in una zona grigia sul fronte della sicurezza. Non per malafede degli imprenditori, ma per una combinazione di incertezza normativa, assenza di sanzioni specifiche e urgenza operativa — soprattutto nel periodo pandemico.
Quella zona grigia non esiste più.
La norma è chiara, la sanzione è definita, l’obbligo è annuale. Chi ha dipendenti in smart working e non ha ancora strutturato questo adempimento in modo sistematico ha oggi un quadro normativo preciso — e un rischio altrettanto preciso — di fronte a sé.
La risposta corretta non è fare l’informativa come adempimento una tantum da spuntare in una lista. È costruire un sistema: un documento aggiornato, una procedura di consegna tracciata, una cadenza annuale pianificata.
La sicurezza sul lavoro non è un costo. È la condizione che rende sostenibile qualunque forma di organizzazione del lavoro — anche quella più flessibile.
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Riccardo Zanon — Avvocato e Consulente del Lavoro, Fortune Italia Top 100 Welfare Specialist. Fondatore del metodo “Azienda Protetta”. Affianca imprenditori e titolari d’azienda nel trasformare gli obblighi del lavoro in vantaggi competitivi.
